Gestão do tempo é um desafio comum a todos os habitantes do planeta Terra. Independente da idade, estamos desafiados a lidar com as 24 horas do dia enquanto sonhamos com uma 25a, quiçá 26a. Será que mais 60 ou 120 minutos diários seriam o bastante para deixar nossa rotina em ordem, com todas as tarefas checadas? Provavelmente não…

Ladrões de tempo

Acontece que não é a quantidade de afazeres que supera as horas dos dias, mas o excesso de distrações. Seja na vida pessoal ou profissional, sempre que alguém escapa de uma tarefa, o resultado é uma perda de tempo muito maior do que aquele dedicado à distração em si. É isso que revela um estudo realizado pela professora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia. Segundo ela, o tempo médio para retomar a concentração é superior a 20 minutos. Ou seja, aquele passeio de cinco minutos pelo feed do Instagram rouba mais de 25 minutos da sua produtividade.

Quando pensamos no assunto, certamente, WhatsApp e redes sociais vêm à mente como vilões dessa história, só que eles não estão sozinhos. Esse longo período para retomada da concentração deixa claro que, para aproveitar melhor o dia, precisamos criar meios para afastar tudo o que desvia nosso foco. Nesse sentido, os gestores de equipes precisam entrar em alerta. 

Gestão do tempo, uma ferramenta estratégica

A gestão do tempo no ambiente corporativo é uma ferramenta estratégica. Portanto, ao traçar planos, o tempo entra na equação assim como a verba financeira. Digamos, só para ilustrar, que uma empresa decida contratar uma equipe de comunicação interna para cuidar das campanhas promocionais. Além de pensar na seleção de pessoal, compra de equipamento etc., você precisa, ainda, considerar a dinâmica do novo departamento. Geralmente, nessa função, há muita troca de ideias, portanto, muita conversa, o que pode interferir na concentração de quem se ocupa de outras tarefas. Sendo assim, é estratégico reservar, para a nova equipe, uma sala à parte ou, pelo menos, um lugar não muito próximo daqueles que precisam de silêncio para desenvolver bem suas funções.

Numa esfera mais próxima do dia-a-dia, entram as reuniões, treinamentos e cópias de e-mails. São aquelas situações onde menos é mais. Copiar todos departamentos em uma mensagem sobre uma questão pontual é mesmo necessário? Quantas pessoas precisam, realmente, estar presentes na reunião? Aqui, vale também atentar para os horários. O e-mail convidando os funcionários para a confraternização de fim de ano vai desviar muito menos atenção se for disparado no fim do expediente. Se vai marcar um treinamento de equipe, observe antes como a produtividade dos colaboradores oscila ao longo do horário de trabalho e, a partir do objetivo da atividade, agende para o horário em que costumam estar mais ou menos atentos.

O valor da observação 

Entender a dinâmica das pessoas que trabalham com você tem um valor imensurável. Por isso, dedicar tempo para observar como as tarefas são executadas e como os comportamentos variam ao longo do expediente é um investimento importante. 

Produtividade nada mais é que o “volume” de produção que uma pessoa pode executar em um período de tempo. Entender como esse volume varia de pessoa para pessoa e ao longo do dia, tornará sua gestão mais eficiente. Ferramentas digitais, como o Prazzo, permitem que você acompanhe o desempenho de cada colaborador, entendendo os meios ideais para criar um fluxo de trabalho funcional e, sobretudo, capaz de potencializar o melhor de cada um e, ao mesmo tempo, reduzir o stress e os gargalos de prazos.