Um sistema de gestão traz inúmeras vantagens para quem trabalha com varejo. Algumas de suas características podem variar segundo o tipo de negócio, porte etc. Quanto aos benefícios, melhorias na segurança e agilidade são consensos. Trata-se, portanto, de uma ferramenta indispensável para aqueles que valorizam a escalabilidade e pretendem crescer e aumentar receita.

Ao sistematizar rotinas e organizar dados, essas soluções permitem ao gestor traçar um diagnóstico preciso do negócio. Assim, diante de um problema, ele tem, a alcance imediato, as informações de que precisa para tomar uma decisão. 

Já falamos aqui sobre como identificar o momento de adotar um sistema de gestão, agora vamos lhe dar dicas a respeito de critérios a considerar na escolha da ferramenta ideal.

Por onde começar

Existem vários tipos de softwares de gestão, e o que define o melhor para você são as suas necessidades. Por isso, se você já decidiu contratar uma dessas soluções, o passo seguinte é um olhar sincero para seu negócio. Considere cada departamento a fim de identificar as principais lacunas na gestão nas rotinas internas. Ciente do que precisa, você evitará a contratação de funcionalidades desnecessárias para o seu cenário.

Em paralelo, prepare sua equipe. Embora os sistemas de gestão automatizem vários processos, seus resultados só se concretizam a partir das pessoas.  No entanto, é comum que os colaboradores resistam a ferramentas desse tipo, especialmente porque elas exigem algumas mudanças de hábitos. Dê o máximo para que seu time entenda que vai tirar benefícios de tais mudanças. Elas são essenciais para que o sistema de gestão cumpra a promessa de trazer otimização e assertividade para as rotinas.  Enfim, como repetimos exaustivamente, ações relacionadas a transformação digital exigem uma mudança de mentalidade. 

Armazenagem física ou em nuvem?

Uma das várias particularidades entre os sistemas de gestão é a forma de armazenamento das informações. Alguns operam a partir de servidores físicos localizados na própria empresa. Estes, geralmente, são softwares de alto custo; em contrapartida, sua contratação inclui treinamentos de equipe presenciais. 

Outra opção é o armazenamento em nuvem, adotado por softwares de gestão mais modernos. Sem necessidade de uma estrutura física e com usabilidade intuitiva, costumam ser mais em conta. Além disso, são bastante flexíveis, oferecendo acesso, inclusive, pelo smartphone – o que é especialmente vantajoso com o isolamento social.

Sistema de gestão fácil de usar

A facilidade de uso está entre os critérios mais importantes na escolha de um sistema de gestão. Na hora de avaliar, leve em conta a diversidade de formação entre os membros de sua equipe. Mesmo que a ideia inicial seja utilizar a ferramenta apenas em alguns departamentos, você pode precisar expandir o acesso. Se seu foco for gestão de pessoas, por exemplo, o perfil de usuários pode ir do escritório ao estoque. Decerto, a usabilidade é determinante para a boa receptividade e para que a adoção se concretize na prática.

“A velocidade das mudanças no varejo não comporta uma gestão dominada por controles manuais ou improvisados. Um software que registre e otimize o fluxo de informação é indispensável.”
Marcos Miranda, fundador da MpontoM 

Nível de personalização

Por mais que, ao contratar um sistema de gestão, você escolha um software totalmente alinhado com suas necessidades, é essencial que ele permita alterações. Só para ilustrar, digamos que você contrate a ferramenta ao abrir sua primeira loja. Dali a alguns meses, você decide expandir suas operações com um aplicativo de compras. Seu sistema de gestão precisa estar preparado para abraçar esta mudança sem maiores transtornos

Nesse sentido, de acordo com o nível de personalização, é possível classificar estas soluções em três categorias:

  • de prateleira – seguem configurações estabelecidas pelo fabricante, não permitem nenhum tipo de personalização; 
  • flexíveis – trazem apenas uma estrutura básica de fábrica, aceitando customizações dentro dos contornos pré-estabelecidos;
  • sob encomenda – oferecem funcionalidades 100% customizadas, ou seja, são sistemas desenvolvidos sob medida para o contratante.

Custos de um sistema de gestão

Ao avaliar os custos para adotar de um sistema de gestão, não se restrinja ao valor da ferramenta em si. De fato, o impacto dessa decisão se dará, sobretudo, no que você vai economizar quando começar a usar o software, já que o processo de implantação, além de exigir que o gestor revise todas as rotinas, automatiza ações, reduz erros, otimiza o tempo de horas trabalhadas etc. O reflexo de tudo isso no caixa final pode ser surpreendente.

Em geral, quando se contrata um sistema de gestão, há duas modalidades de cobrança: licença de uso ou assinatura. Na MpontoM, oferecemos a segunda opção. Acreditamos que seja um caminho eficaz para levar transformação digital ao maior número de varejistas. 

Com esse modelo de contratação podemos trabalhar com o cliente em módulos, de acordo com suas prioridades. Se, primeiramente, ele quer integrar informações referentes ao movimento de pontos de venda, começamos pelo Margem. Depois, focamos na gestão de pessoas com o Prazzo. Uma conversa com nossa equipe auxilia na escolha do ponto inicial da estratégia de implantação. Estamos prontos para te ajudar na melhoria das rotinas de sua empresa. Envie uma mensagem, e entraremos em contato com você.